Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Transparenzerklärung gem. Art. 13 & 14 DS-GVO

Sehr geehrte Geschäftspartner,
gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind wir dazu verpflichtet, Sie über Art und Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu unterrichten und Sie auf Ihre Rechte in diesem Zusammenhang hinzuweisen.

Kontakt

Verantwortliche Stelle
Marion Ramm GmbH
Holbeinstraße 13
D-79100 Freiburg
Telefon: +49 (0)761 70364-0
E-Mail: buchhaltung@marion-ramm.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt. Sie können ihn zu allen Fragen rund um den Datenschutz kontaktieren. Sie erreichen ihn unter o.a. Anschrift oder per Mail an:
oliver.leucht@net-base.de

Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Ihre Daten verarbeiten wir regelmäßig zu den folgenden Zwecken:
Vertragsabwicklung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge erforderlich ist. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Angebote) gestattet.
Um eine optimale Betreuung unserer Kunden sicher zu stellen, arbeiten wir mit freien Handelsvertretern zusammen. Hierzu erhält der für Sie zuständige Vertreter die nachstehend aufgeführten Daten. Dies erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen). Sofern ein Handelsvertreter erstmalig Ihre Kontaktdaten aufnimmt oder Aufträge bzw. Anfragen von Ihnen entgegennimmt, übermittelt er diese Informationen zur weiteren Verarbeitung an uns.

Werbezwecke
In regelmäßigen Abständen versenden wir postalisch einen Katalog mit unseren neuesten Kollektionen. Darüber hinaus versenden wir auch regelmäßig Newsletter, um unsere Bestandskunden über Produktneuheiten zu informieren. Dies erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).

Steuerliche und handelsrechtliche Verpflichtungen
Wie jedes Handelsunternehmen unterliegen wir unterschiedlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Diese Verarbeitungen erfolgen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Welche Daten verarbeiten wir?

Für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge verarbeiten wir regelmäßig die folgenden Daten:

• Firmenname
• Name und Vorname Geschäftsführer / Inhaber / ggf. Einkäufer
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon, Fax, Kundennummer, Lieferanschriften)
• USt.-ID Nr., ggf. HR-Auszug
• Kommunikationsdaten (E-Mail-Korrespondenz, Schriftverkehr, …)
• Vertragsdaten (Anfrage- und Bestelldaten, Lieferdaten, Preise, Zahlungskonditionen, Zielvereinbarungen, etc.)
• Umsatzdaten
• Finanzdaten (IBAN, BIC, Bankname, sowie den erforderlichen Detailangaben wie Rechnungsnummer etc.)

Geben wir Ihre Daten weiter?

Intern:
Ihre Daten werden intern von jeweils den Stellen verwendet, die ihr jeweiliges Anliegen bearbeiten (z.B. Auftragsabwicklung, Support, Beratung, Zahlungsabwicklung).

Extern:

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur dann statt, wenn dies zu Aufgabenerfüllung (wie oben beschrieben) oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Beispielsweise ist dies hier regelmäßig der Fall:

•  Handelsvertreter, die Marion Ramm Produkte in den jeweiligen PLZ-Gebieten vertreiben
• Banken für die Zahlungsabwicklung
• Steuerbüro für Buchhaltung und Jahresabschlüsse, Wirtschaftsprüfer
• Zoll (sofern erforderlich)
• Amtsgericht (Mahnbescheid, sofern erforderlich)
• Versanddienstleister
• Katalog- und Mailingversender
• Weitere Servicepartner und Auftragsverarbeiter, sofern dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist

Auch diese Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages gestattet, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO welcher die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Vertrieb unserer Produkte und Kundenbetreuung) zulässt, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c sofern wir einer rechtlichen Verpflichtung hierzu unterliegen.
Bei Neukunden behalten wir uns vor, vor einer Lieferung auf Rechnung (Vorleistungen Marion Ramm GmbH), eine Bonitätsprüfung vorzunehmen. Hierzu setzen wir den Dienstleister Creditreform ein. Diese Prüfung erfolgt auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, dem berechtigten Interesse des Unternehmens, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Datenschutzinformationen von Creditreform finden Sie hier: https://www.creditreform.com/navigations/footerservice/eu-dsgvo.

Übermittlung in ein Drittland:
Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland durch uns ist normalerweise nicht geplant, es sei denn, Sie selbst befinden sich in einem Drittland.
Müssen dennoch Daten in ein Drittland übermittelt werden, geschieht dies auf der Grundlage von DS-GVO Art. 49 (1) lit.a (mit Ihrer Einwilligung), DS-GVO Art. 49 (1) lit.b (Vertragserfüllung) oder DS-GVO Art. 49 (1) lit.b (im Interesse des Betroffenen).

Aufbewahrungspflichten und Speicherdauer

Bei personenbezogenen Daten des Verkaufs / Vertriebs ist davon auszugehen, dass diese buchhaltungsrelevant sind. Eine Speicherung erfolgt daher grundsätzlich für 10 Jahre (bei Geschäftsbriefen 6 Jahre), wobei der Fristbeginn sich nach § 147 Abs. 4 AO richtet.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht

• Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DS-GVO);
• die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
• die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DS-GVO) - gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt;
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO);
• Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DS-GVO);
• Ihre erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Die Rechtmäßigkeit der auf dieser Rechtsgrundlage beruhenden Verarbeitungen wird davon nicht berührt;
• aus Gründen, die sich aus ihrer ganz besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO).
• sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder die unserer Praxis wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen

Wie weiter oben beschrieben, verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die wir zur Bearbeitung Ihrer Anliegen benötigen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass wir Ihr Anliegen nicht oder nicht vollständig erfüllen können, wenn Sie uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung stellen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet bei uns nicht statt.