Transparenzerklärung gem. Art. 13 & 14 DS-GVO
Sehr geehrte Geschäftspartner,
gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind wir dazu verpflichtet, Sie über Art und Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu unterrichten und Sie auf Ihre Rechte in diesem Zusammenhang hinzuweisen.
Kontakt
Verantwortliche Stelle
Marion Ramm GmbH
Holbeinstraße 13
D-79100 Freiburg
Telefon: +49 (0)761 70364-0
E-Mail: buchhaltung@marion-ramm.de
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt. Sie können ihn zu allen Fragen rund um den Datenschutz kontaktieren. Sie erreichen ihn unter o.a. Anschrift oder per Mail an:
oliver.leucht@net-base.de
Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Ihre Daten verarbeiten wir regelmäßig zu den folgenden Zwecken:
Vertragsabwicklung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge erforderlich ist. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Angebote) gestattet.
Um eine optimale Betreuung unserer Kunden sicher zu stellen, arbeiten wir mit freien Handelsvertretern zusammen. Hierzu erhält der für Sie zuständige Vertreter die nachstehend aufgeführten Daten. Dies erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen). Sofern ein Handelsvertreter erstmalig Ihre Kontaktdaten aufnimmt oder Aufträge bzw. Anfragen von Ihnen entgegennimmt, übermittelt er diese Informationen zur weiteren Verarbeitung an uns.
Werbezwecke
In regelmäßigen Abständen versenden wir postalisch einen Katalog mit unseren neuesten Kollektionen. Darüber hinaus versenden wir auch regelmäßig Newsletter, um unsere Bestandskunden über Produktneuheiten zu informieren. Dies erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).
Steuerliche und handelsrechtliche Verpflichtungen
Wie jedes Handelsunternehmen unterliegen wir unterschiedlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Diese Verarbeitungen erfolgen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).
Welche Daten verarbeiten wir?
Für die Bearbeitung Ihrer Anfragen und Aufträge verarbeiten wir regelmäßig die folgenden Daten:
Geben wir Ihre Daten weiter?
Intern:
Ihre Daten werden intern von jeweils den Stellen verwendet, die ihr jeweiliges Anliegen bearbeiten (z.B. Auftragsabwicklung, Support, Beratung, Zahlungsabwicklung).
Extern:
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur dann statt, wenn dies zu Aufgabenerfüllung (wie oben beschrieben) oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Beispielsweise ist dies hier regelmäßig der Fall:
Auch diese Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages gestattet, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO welcher die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Vertrieb unserer Produkte und Kundenbetreuung) zulässt, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c sofern wir einer rechtlichen Verpflichtung hierzu unterliegen.
Bei Neukunden behalten wir uns vor, vor einer Lieferung auf Rechnung (Vorleistungen Marion Ramm GmbH), eine Bonitätsprüfung vorzunehmen. Hierzu setzen wir den Dienstleister Creditreform ein. Diese Prüfung erfolgt auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, dem berechtigten Interesse des Unternehmens, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Datenschutzinformationen von Creditreform finden Sie hier: https://www.creditreform.com/navigations/footerservice/eu-dsgvo.
Übermittlung in ein Drittland:
Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland durch uns ist normalerweise nicht geplant, es sei denn, Sie selbst befinden sich in einem Drittland.
Müssen dennoch Daten in ein Drittland übermittelt werden, geschieht dies auf der Grundlage von DS-GVO Art. 49 (1) lit.a (mit Ihrer Einwilligung), DS-GVO Art. 49 (1) lit.b (Vertragserfüllung) oder DS-GVO Art. 49 (1) lit.b (im Interesse des Betroffenen).
Aufbewahrungspflichten und Speicherdauer
Bei personenbezogenen Daten des Verkaufs / Vertriebs ist davon auszugehen, dass diese buchhaltungsrelevant sind. Eine Speicherung erfolgt daher grundsätzlich für 10 Jahre (bei Geschäftsbriefen 6 Jahre), wobei der Fristbeginn sich nach § 147 Abs. 4 AO richtet.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen
Wie weiter oben beschrieben, verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die wir zur Bearbeitung Ihrer Anliegen benötigen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass wir Ihr Anliegen nicht oder nicht vollständig erfüllen können, wenn Sie uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung stellen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet bei uns nicht statt.